Die Nebenkostenabrechnung ist für viele Erstvermieter das Thema, bei dem die meisten Fragezeichen entstehen.
Begriffe wie:
Hausgeld
Betriebskosten
Rücklagen
Verwaltungskosten
umlagefähig
nicht umlagefähig
werden oft durcheinandergebracht.
Und dann kommen noch Fristen, Heizkostenabrechnung und formale Anforderungen dazu.
Genau deshalb ist dieser Leitfaden nicht nur theoretisch – sondern vor allem praktisch.
(Hinweis: Wenn du grundsätzlich verstehen willst, wie sich das Hausgeld zusammensetzt, lies zusätzlich unseren separaten Artikel zum Thema Hausgeld und Wirtschaftsplan.)
1. Worum geht es bei der Nebenkostenabrechnung überhaupt?
Du rechnest einmal im Jahr die umlagefähigen Betriebskosten mit deinem Mieter ab.
Der Mieter zahlt monatlich eine Nebenkostenvorauszahlung.
Am Jahresende vergleichst du:
Tatsächliche umlagefähige Kosten
minus
Vorauszahlungen des Mieters
= Nachzahlung (von zu wenig bezahlten Kosten vom Mieter an dich) oder Guthaben / Rückerstattung (von zu viel bezahlten Kosten durch den Mieter von dir)
Wichtig:
Es geht hier nicht um das komplette Hausgeld, sondern nur um den Teil, den du umlegen darfst.
2. Welche Kosten darfst du umlegen?
Umlagefähig sind Betriebskosten – also laufende Kosten, die durch Nutzung und Betrieb des Gebäudes entstehen.
Typische umlagefähige Kosten:
Heizkosten
Warmwasser
Wasserversorgung
Abwasser
Müllabfuhr
Gebäudereinigung
Hausmeister
Gartenpflege
Allgemeinstrom
Schornsteinfeger
Gebäudeversicherung
Grundsteuer
Warum?
Weil diese Kosten entstehen, damit das Gebäude „läuft“ und der Mieter diese Leistungen nutzt oder davon profitiert.
3. Welche Kosten darfst du NICHT umlegen?
Nicht umlagefähig sind Eigentümerkosten, zum Beispiel:
WEG-Verwaltungskosten
Instandhaltung
Reparaturen
Rücklagenzuführung
Sonderumlagen
Der Mieter zahlt für Nutzung und Betrieb – nicht für deinen Vermögensaufbau oder deine Eigentümerorganisation.
4. Hausgeld ist nicht gleich Nebenkosten
In der WEG-Jahresabrechnung stehen alle Positionen gemischt:
umlagefähige Betriebskosten
nicht umlagefähige Eigentümerkosten
Rücklagen
Deshalb musst du die umlagefähigen Kosten sauber herausfiltern.
Einfach alles „durchreichen“ ist falsch.
5. Sonderfall: Wenn eine SEV vorhanden ist
Falls für deine Wohnung eine SEV (Sondereigentumsverwaltung) besteht, wird es deutlich einfacher:
👉 Die SEV übernimmt in der Regel die Erstellung der Nebenkostenabrechnung für dich.
👉 Sie trennt umlagefähige und nicht umlagefähige Kosten.
👉 Sie berücksichtigt die Heizkostenabrechnung korrekt.
👉 Sie versendet die Abrechnung fristgerecht an den Mieter.
Wichtig für dich:
Prüfe, ob deine Wohnung eine SEV hat.
Wenn ja, kontaktiere die Verwaltung rechtzeitig vor Fristablauf.
Kläre, ob sie automatisch abrechnet oder ob du die Erstellung beauftragen musst.
Das spart Zeit, minimiert Fehler und reduziert rechtliche Risiken.
6. Praxis: So erstellst du die Nebenkostenabrechnung selbst (wenn keine SEV vorhanden ist)
Schritt 1: Unterlagen abwarten
Du brauchst:
Jahresabrechnung der WEG
Wirtschaftsplan
Heizkostenabrechnung der Messfirma
Heizkosten werden fast immer separat von einer Messfirma erstellt. Diese Abrechnung darfst du nicht selbst schätzen.
Schritt 2: Umlagefähige Kosten herausfiltern
Gehe jede Position durch und trenne:
Betriebskosten → umlagefähig
Verwaltung / Rücklagen / Reparaturen → nicht umlagefähig
Wenn du unsicher bist:
👉 Lade einfach ein Foto oder einen Screenshot bei ChatGPT hoch, dann kann dir die KI bei der Zuordnung helfen.
Schritt 3: Anteil deiner Wohnung berechnen
Je nach Verteilerschlüssel (Miteigentumsanteile oder Wohnfläche) berechnest du den Anteil deiner Einheit. Diesen Verteilerschlüssel findest du im Wirtschaftsplan.
Schritt 4: Heizkosten separat einarbeiten
Die Heizkostenabrechnung enthält:
Verbrauchskosten
Grundkosten
individuellen Verbrauch
Diese Abrechnung wird als Anlage beigefügt.
Schritt 5: Vorauszahlungen gegenrechnen
Gesamte umlagefähige Kosten
minus
Vorauszahlungen
= Nachzahlung oder Guthaben
7. Fristen – unbedingt beachten
Die Abrechnung muss dem Mieter innerhalb von 12 Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen.
Beispiel:
Abrechnungszeitraum 2024
→ Zugang spätestens 31.12.2025
Versäumst du die Frist, kannst du eine Nachzahlung in der Regel nicht mehr verlangen.
8. Mieterwechsel unterjährig
Zieht ein Mieter während des laufenden Abrechnungszeitraums aus (z. B. im Mai), gelten besondere Punkte.
Was ist zu beachten?
Bei Auszug während des Jahres:
zeitanteilige Abrechnung
Zwischenablesung der Heizkosten
separate Abrechnung der Messfirma
Zählerstände im Übergabeprotokoll dokumentieren
Gerade die Zählerstände (Heizung, Wasser, ggf. Strom bei gemeinschaftlicher Abrechnung) sind extrem wichtig. Ohne saubere Dokumentation kann es später zu Streit kommen.
Wann muss die Nebenkostenabrechnung bei unterjährigem Auszug erstellt werden?
Ganz wichtig:
Auch bei einem unterjährigen Auszug gilt keine verkürzte Sonderfrist.
Die Abrechnung erfolgt erst nach Ende des regulären Abrechnungszeitraums – in der Regel also nach Ablauf des Kalenderjahres.
Beispiel:
Mieter zieht am 31.05.2024 aus
Abrechnungszeitraum ist 01.01.–31.12.2024
Die Nebenkostenabrechnung muss spätestens bis 31.12.2025 zugehen
Das bedeutet:
Du wartest die komplette Jahresabrechnung der WEG sowie die Heizkostenabrechnung ab und erstellst dann eine zeitanteilige Abrechnung für den Zeitraum Januar bis Mai.
Ausnahme: Einvernehmliche frühere Abrechnung
Theoretisch kann man eine frühere Abrechnung erstellen, wenn alle Abrechnungsdaten vollständig vorliegen. In der Praxis ist das aber selten sinnvoll, weil:
die WEG-Jahresabrechnung meist erst im Folgejahr kommt
Heizkostenabrechnungen ebenfalls erst nach Jahresende erstellt werden
Daher ist der Standardweg:
Abrechnung nach Ende des regulären Abrechnungsjahres.
Wichtig für deine Planung
Auch wenn der Mieter bereits ausgezogen ist:
Die 12-Monats-Frist läuft ganz normal weiter.
Eine Nachforderung ist nur innerhalb dieser Frist möglich.
Ein Guthaben musst du selbstverständlich auszahlen.
Deshalb: Frist im Kalender vormerken – auch bei ausgezogenen Mietern.
9. Musteranschreiben
Betreff: Nebenkostenabrechnung für den Zeitraum 01.01.20XX – 31.12.20XX
Sehr geehrte/r Frau/Herr [Name],
anbei erhalten Sie die Nebenkostenabrechnung für den oben genannten Zeitraum.
Die Gesamtkosten belaufen sich auf [Betrag].
Ihre geleisteten Vorauszahlungen betragen [Betrag].
Daraus ergibt sich eine Nachzahlung / ein Guthaben in Höhe von [Betrag].
Die detaillierte Aufstellung sowie die Heizkostenabrechnung finden Sie in der Anlage.
Mit freundlichen Grüßen
[Name]
Zusammenfassung
Umlagefähig sind Betriebskosten.
Nicht umlagefähig sind Eigentümerkosten.
Hausgeld ist eine Mischsumme.
Heizkosten kommen separat hinzu.
Frist: 12 Monate.
Mit SEV wird es deutlich einfacher, da sie die Abrechnung übernimmt.
Saubere Vorbereitung reduziert Fehler, spart Zeit und vermeidet Streit.